Datenschutzhinweise zur App
Kurz gesagt
- Die App nutzt dein Betrieb. Er entscheidet, wofür deine Daten verarbeitet werden. Wir betreiben die Software in seinem Auftrag.
- Beim Einstempeln wird kein Standort erfasst.
- Gesprochene Raumnotizen beim Raumscan werden nur auf dem iPhone in Text umgewandelt – der Ton verlässt das Gerät nicht. Der Notiztext geht mit dem Scan an den Server deines Betriebs. Diktat in der Browser-App (auch innerhalb der Android-App) und Sprachnachrichten im Chat funktionieren anders (siehe Abschnitt 2).
- KI-Dienste erhalten Inhalte, wenn du eine KI-Funktion auslöst. Ohne Klick laufen nur drei Dinge, und nur wenn dein Betrieb sie eingeschaltet hat: eingehende Rechnungs-Mails auslesen, Mails im Postfach einsortieren und die Suche des Assistenten. Für die Suche werden Texte deines Betriebs bei OpenAI in Suchwerte umgerechnet.
- Keine Werbung, kein Verkauf deiner Daten, keine Analyse- oder Werbedienste von Dritten. Eine eigene Nutzungsstatistik und technische Fehlermeldungen des Servers gibt es – beides ist unten beschrieben.
1. Wer verantwortlich ist
Verantwortlich für die Verarbeitung deiner Daten in der App ist der Betrieb, für den du arbeitest (Art. 4 Nr. 7 DSGVO). Er legt fest, welche Funktionen genutzt werden, und ist dein erster Ansprechpartner für Fragen und für deine Rechte.
Schaltwerk stellt die Software bereit und verarbeitet die Daten im Auftrag des Betriebs auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO, siehe AVV). Anbieter: Taktlotse, Inh. Silvio Wloka, Pappelallee 64, 10437 Berlin, E-Mail: info@schaltwerk-app.de.
Für die öffentliche Website, Kontakt- und Testanfragen gilt unsere Datenschutzerklärung der Website.
2. Welche Daten die App verarbeitet
| Bereich | Was verarbeitet wird | Wozu |
|---|---|---|
| Anmeldung | Name, Firmenkürzel, E-Mail-Adresse (bei Anmeldung mit Passwort); PIN und Passwort nur als verschlüsselter Prüfwert; Gerätename und Gerätetyp; IP-Adresse bei Anmeldeversuchen | Zugang, Schutz vor Missbrauch |
| Arbeitszeit | Beginn, Ende, Pausen, Tätigkeit, Bauvorhaben, Notiz; Bezeichnung des genutzten Geräts. Kein Standort. | Zeiterfassung für den Betrieb |
| Vor-Ort-Prüfung | Nur wenn du den Standort freigegeben hast (gefragt wird erst, wenn du die Karte öffnest): dein Standort, um die Entfernung zum Bauvorhaben zu berechnen. Der Standort wird dabei nicht gespeichert; auf deinem Gerät bleibt er bis zu 15 Minuten zwischengespeichert. | Passendes Bauvorhaben vorschlagen |
| Fotos und Unterlagen | Bilder und Dateien, die du hochlädst; aus den Bilddaten werden Aufnahmezeit und – falls vom Gerät mitgegeben – Aufnahmeort übernommen und am Bauvorhaben gespeichert | Baustellendokumentation |
| Raumscan (iPhone) | Raumgeometrie, 3D-Netz, Wandbilder aus der Kamera mit deren Lage, deine Raumnotizen als Text (optional mit Foto) – sie werden beim Hochladen an den Server deines Betriebs übertragen; Gerätemodell und App-Version | Aufmaß, 3D-Ansicht, Fehlersuche bei Scans |
| Chat | Nachrichten, Fotos und Sprachnachrichten (als Tonaufnahme gespeichert); Benachrichtigungen an Kollegen enthalten deinen Namen | Austausch im Team |
| Diktat und Sprachbefehle (Browser- und Android-App; im Büro-Chat, wo die Sprachhilfe „Funke“ eingeschaltet ist) | Tonaufnahme, die in Text umgewandelt wird; der Text kann anschließend automatisch ausgewertet werden (z. B. Stunden, Arbeitsnachweis) | Eingabe per Sprache – nur auf deinen Auslöser |
| KI-Funktionen | Bild oder Text, den du dafür auswählst (z. B. Material per Foto, Mängelvorschlag, Fragen an die Hilfe), mit Bezug zum Bauvorhaben | Vorschläge – nur auf deinen Auslöser |
| Automatische KI-Auswertung (nur wenn dein Betrieb sie eingeschaltet hat) | Eingehende Rechnungs-Mails und Mails im Postfach; Texte deines Betriebs für die Suche des Assistenten | Rechnungen erfassen, Mails einsortieren, Suche im Assistenten |
| Mitteilungen | Browser-App: Gerätekennung für Push-Mitteilungen, App-Version, Browser-/Gerätetyp. iPhone-App: Apple-Gerätekennung, App-Kennung und -Version, Kennung von Betriebssystem und App-Ansicht (User-Agent), Test- oder Produktivumgebung, Zeitpunkt der letzten Geräteanmeldung und Zahl fehlgeschlagener Zustellungen; gespeichert für dich in deinem Betrieb. Android ab Version 1.1: nach deinem Einschalten technische Installationskennung und Registrierungstoken für Firebase Cloud Messaging von Google, App-/SDK- und Geräteangaben sowie Verbindungsdaten. Schaltwerk ordnet die Registrierung deinem Betrieb und deiner persönlichen Anmeldung zu. Die erste Android-Version (1.0) verwendet keine native Push-Gerätekennung. Keine Werbe-ID, keine Seriennummer des Geräts. | Benachrichtigungen zustellen |
| Nutzung | Welche Ansichten der App du wie oft geöffnet hast (mit erstem und letztem Zeitpunkt) | Verbesserung der App |
| Einstellungen | Sprache, hell/dunkel, Anmelde- und Offline-Daten im Speicher deines Geräts; ein Sitzungs-Cookie | Betrieb der App |
3. Berechtigungen auf iPhone und Android
- Kamera – auf iPhone und Android für bewusst aufgenommene Fotos; auf Android außerdem für den von dir gestarteten Lager-Barcode-Scanner.
- LiDAR (nur iPhone) – für den Raumscan. Die Android-App erstellt keinen LiDAR-Raumscan.
- Mikrofon und Spracherkennung – für gesprochene Raumnotizen beim iPhone-Raumscan: Die Erkennung läuft ausschließlich auf dem Gerät; die Tonaufnahme wird nicht an uns oder andere übertragen. Ist die Erkennung auf dem Gerät nicht verfügbar, wird nicht auf einen Online-Dienst ausgewichen. Das gilt nur für diese Raumnotizen. Diktat und Sprachnachrichten im Chat laufen anders, im Browser genauso wie in der iPhone- und Android-App: Sie gehen die Wege aus Abschnitt 2 über den Server – das Diktat zur Umwandlung in Text an OpenAI, Sprachnachrichten als Tonaufnahme in den Chat.
- Standort „Beim Verwenden der App“ – auf dem iPhone für die Himmelsrichtung (Kompass) beim Raumscan; dafür werden keine Koordinaten erfasst oder übertragen. Auf iPhone und Android außerdem für deinen Punkt auf der Karte und die Vor-Ort-Prüfung (Abschnitt 2), der Standort wird dafür nicht gespeichert. Den Standort speichern wir nur, wenn du ihn beim Arbeitsnachweis selbst hinzufügst. Er erscheint nicht im Kundenbericht und lässt sich jederzeit entfernen. Spätestens am Tag nach dem Abschluss des Bauvorhabens wird er gelöscht. Gefragt wird erst, wenn du selbst die Karte öffnest, nicht beim Start der App. Hast du es erlaubt, zeigt die Startseite damit auch „Du bist vor Ort“ und wählt die nächste Baustelle vor.
- Mitteilungen (nur iPhone in der ersten nativen Fassung) – Die iPhone-App fragt erst um Erlaubnis, wenn du im Profil „Mitteilungen einschalten“ antippst. Eine Mitteilung enthält keinen Namen und keinen Inhalt, nur einen allgemeinen Hinweis. Tippen öffnet die App deines Betriebs. Ein iPhone ist immer nur für eine Person in einem Betrieb angemeldet: Wird das Gerät in einem anderen Betrieb erfolgreich für Mitteilungen angemeldet, wird es beim vorigen Betrieb entfernt. Die erste Android-Version fragt keine Berechtigung für native Mitteilungen an.
- Android-Mitteilungen ab Version 1.1 – Die App fragt erst um Erlaubnis, wenn du im Profil „Mitteilungen einschalten“ antippst. Für die Zustellung verwenden wir Firebase Cloud Messaging. Die an Google gesendete Nachricht enthält nur eine zufällige Bindungskennung, einen neutralen Hinweistyp und eine kurze Gültigkeitsfrist – keine Namen, Chattexte, Kundenunterlagen oder Lohnangaben. Antippen öffnet die geschützte App deines Betriebs. Du kannst Mitteilungen im Profil und in den Android-Einstellungen ausschalten. Firebase Analytics und die Auswertung über BigQuery sind nicht eingeschaltet.
Jede Berechtigung kannst du in den Einstellungen deines iPhones oder Android-Geräts jederzeit entziehen; die zugehörige Funktion steht dann nicht zur Verfügung.
4. Wer Daten außer uns verarbeitet
| Dienstleister | Wofür | Wo |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen | Betrieb von Anwendung und Datenbank, Ablage aller Dateien, verschlüsselte Sicherungen | Deutschland (Nürnberg, Falkenstein) |
| mail.de GmbH, Gütersloh | E-Mail-Versand (z. B. Zugangs- und Bestätigungs-Mails) | Deutschland |
| OpenAI Ireland Ltd. | Umwandlung von Diktat in Text, KI-Vorschläge, Suchwerte für den Assistenten; je nach Einstellung des Betriebs auch Auslesen eingehender Rechnungen und Einsortieren von Mails | EWR und weitere Länder |
| Anthropic PBC | KI-Vorschläge zu Bildern und Texten; je nach Einstellung des Betriebs auch Auslesen eingehender Rechnungen und Einsortieren von Mails | USA und weitere Länder |
| Mistral AI SAS | Sprachausgabe der Assistenten-Stimme „Funke“ (nur wenn der Betrieb den Assistenten eingeschaltet hat): kurze Antworttexte werden in gesprochene Sprache umgewandelt; Texterkennung eingescannter oder fotografierter Eingangsbelege (nur wenn der Betrieb diese Funktion nutzt); Spracherkennung: gesprochene Eingaben in der App werden in Text umgewandelt | EU (Frankreich) |
| Functional Software, Inc. (Sentry) | Technische Fehlermeldungen des Servers – ohne Inhalte, ohne Anfragedaten; Nutzer nur als interne Nummer | USA |
| Apple, Google, Mozilla | Zustellung von Push-Mitteilungen an deinen Browser; Apple auch an die iPhone-App (Apple erhält dafür die Gerätekennung und den allgemeinen Hinweistext) | je nach Anbieter, auch USA |
| Google / Firebase Cloud Messaging | Zustellung ausdrücklich eingeschalteter Android-Mitteilungen ab Version 1.1; technische Installations-/Registrierungskennungen sowie App-, Geräte- und Verbindungsangaben. Datenschutzinformationen des Anbieters | Internationale Verarbeitung, auch USA |
| OpenStreetMap Foundation | Kartenausschnitte (über unseren Server abgerufen), Umrechnung der Baustellenadresse in Koordinaten, nahe Einrichtungen wie Krankenhäuser | Vereinigtes Königreich und weitere Länder |
| Bright Sky (Wetterdaten des Deutschen Wetterdienstes) | Wetter am Bauvorhaben – es werden nur Koordinaten der Baustelle übermittelt | – |
Die Auftragsverarbeiter sind über Verträge nach Art. 28 DSGVO gebunden. Bei Diensten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stützt sich die Übermittlung auf einen Angemessenheitsbeschluss, soweit anwendbar, andernfalls auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.
An Kartendienste und den Wetterdienst gehen nur Adresse bzw. Koordinaten der Baustelle, keine Angaben zu deiner Person. Kartenausschnitte holt unser Server ab; der Kartendienst sieht deine IP-Adresse nicht.
Deine Daten werden nicht verkauft und nicht für Werbung verwendet. Die App enthält keine Analyse-, Werbe- oder Absturzmelde-Dienste von Dritten und sendet selbst keine Absturzberichte. Die eigene Nutzungsstatistik (Abschnitt 2, „Nutzung“) bleibt bei uns; technische Fehlermeldungen des Servers gehen ohne Inhalte an Sentry (Abschnitt 4).
5. Wie lange gespeichert wird
- Inhalte wie Arbeitszeiten, Fotos, Aufmaße und Chat bleiben so lange, wie dein Betrieb sie braucht oder gesetzlich aufbewahren muss. Löschungen veranlasst der Betrieb.
- Eine Anmeldung auf einem Gerät gilt 30 Tage ab der letzten Nutzung.
- Browser- und iPhone-Geräte für Push-Mitteilungen werden nach 365 Tagen ohne Rückmeldung entfernt. Für die iPhone-App zählt die letzte erfolgreiche Geräteanmeldung beim Server. Bei erlaubten Mitteilungen und bestätigter Anmeldung versucht die App diese beim Start zu erneuern; eine bloße Zustellung zählt nicht. Bestätigt der Server dein Abmelden in der iPhone-App, wird die Gerätekennung sofort entfernt. Gelingt das Abmelden nicht (zum Beispiel ohne Netz oder bei einer Störung) oder ist deine Anmeldung abgelaufen, bleibt sie gespeichert, bis das Gerät erneut angemeldet wird, Apple sie als ungültig meldet oder die 365 Tage erreicht sind. Bis dahin können noch allgemeine Hinweise ankommen.
- Die Android-Push-Bindung gilt höchstens bis zum Ablauf deiner Anmeldung und maximal 30 Tage nach der Registrierung. Die Zustellung verlängert diese Frist nicht. Der Server prüft vor dem Versand Anmeldung und Betrieb; abgelaufene oder widerrufene Bindungen werden beim Aufräumen entfernt. Abmelden, Firmenwechsel oder Ausschalten in der App sperren neue lokale Banner unmittelbar. Das löscht die technische Installationskennung bei Google nicht sofort: Laut Google bleibt sie bis zu einem Löschaufruf gespeichert; anschließend kann die Entfernung aus Live- und Sicherungssystemen bis zu 180 Tage dauern. Für eine Löschanfrage nutze den Datenschutzkontakt in Abschnitt 6.
- Protokolldateien des Webservers werden nach 14 Tagen gelöscht.
- Technische Protokolle der App-Server (Ablauf- und Fehlermeldungen) liegen an zwei Stellen: im Systemprotokoll, das nach Speicherplatz rollierend überschrieben wird (ohne feste Frist – derzeit nach etwa drei Tagen), und in einer wöchentlich gewechselten Protokolldatei, die nach spätestens fünf Wochen gelöscht wird. Sie können interne Nutzerkennungen und Vorgangsdaten wie Rechnungsnummern enthalten; Diagnosemeldungen der Spracherkennung enthalten seit 12.10.2026 keinen Namen mehr.
- Endet der Vertrag des Betriebs, erhält er seine Daten als Export; danach werden sie nach 90 Tagen gelöscht.
6. Deine Rechte
Du hast nach der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Wende dich dafür bitte an deinen Betrieb; wir unterstützen ihn dabei. Du kannst dich auch an uns wenden (info@schaltwerk-app.de) – wir leiten dein Anliegen an den Betrieb weiter. Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren.
7. Sicherheit
Die Übertragung ist verschlüsselt (HTTPS). PIN und Passwörter werden nur als Prüfwert gespeichert. Die Daten jedes Betriebs sind in der Datenbank von denen anderer Betriebe getrennt.