Ein Bauvorhaben. Eine Akte. Kein Suchen.
Vom ersten Kontakt bis zur letzten Rechnung bleibt alles am selben Bauvorhaben: Nachrichten, Pläne, Fotos, Stunden, Berichte und kaufmännische Dokumente.
Warum ein Dateiordner allein nicht reicht
Ein Ordner kann Dateien sammeln. Er weiß aber nicht automatisch, welche Arbeitszeit, Materialmeldung, E-Mail, Rechnung oder Aufgabe zu welchem Auftrag gehört. Die digitale Bauakte verbindet diese Informationen mit dem Bauvorhaben und macht sie für berechtigte Personen auffindbar.
Von draußen
Stunden, Fotos, Material, Tagesberichte und Mängel aus der Mitarbeiter-App.
Aus dem Büro
Anfragen, E-Mails, Termine, Pläne, Angebote, Nachträge und Rechnungen.
Für die Übergabe
Ein nachvollziehbarer Projektstand statt Wissen in einzelnen Postfächern oder Chats.
So findest du alles in der Bauakte.
Der Film zeigt, wie Informationen eines Bauvorhabens zusammenlaufen. Weitere Detailfilme findest du in der Videothek.
Alle 85 Erklärvideos ansehen →Ein sinnvoller Ablauf
- Anfrage oder Auftrag als Bauvorhaben anlegen.
- Pläne, Kontakte und vereinbarte Leistungen zuordnen.
- Team einplanen und nur die nötigen Zugriffe freigeben.
- Rückmeldungen von der Baustelle direkt am Auftrag sammeln.
- Aus demselben Vorgang Angebot, Nachtrag oder Rechnung weiterführen.
Ordnung ist nicht dasselbe wie Vollständigkeit
Schaltwerk stellt die Struktur bereit. Ob ein Bericht fachlich vollständig, eine Menge korrekt oder ein Dokument rechtzeitig versendet ist, entscheidet und prüft weiterhin der Betrieb. Genau deshalb sollten Verantwortlichkeiten und ein fester Projektablauf bei der Einführung festgelegt werden.
Häufige Fragen
Was gehört in eine digitale Bauakte?
Je nach Betrieb gehören dazu Kontaktdaten, Pläne, Fotos, E-Mails, Stunden, Materialmeldungen, Tagesberichte, Angebote, Nachträge, Rechnungen und Protokolle. In Schaltwerk werden diese Informationen dem jeweiligen Bauvorhaben zugeordnet.
Können Mitarbeiter die Bauakte vom Handy ergänzen?
Ja. Berechtigte Mitarbeiter können unter anderem Stunden, Fotos, Material, Tagesberichte und Mängel über die Mitarbeiter-App dem passenden Bauvorhaben zuordnen.
Ersetzt die digitale Bauakte eine fachliche Prüfung?
Nein. Die Bauakte ordnet und verbindet Informationen. Inhalte, Mengen, Berichte und kaufmännische Dokumente müssen weiterhin vom zuständigen Betrieb geprüft werden.
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