Rechnungsprogramm für Handwerker mit DATEV-Export — vom Auftrag bis zum Zahlungseingang.
Am Ende des Auftrags geht die Rechnung raus, aus demselben Vorgang wie Aufmaß und Angebot. Abschlag, Schluss, Storno, Mahnung und offene Posten — an derselben Bauakte wie Stunden, Material und Fotos.
- Was
- Rechnungsprogramm für Handwerker: Abschlag, Schluss, Storno, Mahnung und offene Posten an derselben Bauakte, mit E-Rechnung und DATEV.
- Für wen
- Handwerksbetriebe, deren Rechnungen aus Aufmaß, Stunden und Material entstehen.
- Geräte
- Büro im Browser. Mitarbeiter-App fürs iPhone im App Store und für Android bei Google Play.
- Preis
- In jedem Schaltwerk-Tarif enthalten, ab 49 € im Monat netto für den Betrieb mit bis zu 5 Nutzern, jeder weitere 12 €. 30 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten.
Vom Angebot zur Rechnung
Vom angenommenen Angebot zur Rechnung, ohne Kunden-, Mengen- oder Positionsdaten erneut zu erfassen.
Alle 85 Erklärvideos ansehen →Warum Handwerksrechnungen anders sind
Handwerks- und Bauaufträge erfordern häufig Abschläge, Schlussrechnungen, Sicherheitseinbehalte, Skonto oder §-13b-Fälle. Schaltwerk zeigt an jeder Rechnung, was noch offen ist, was schon gezahlt wurde und was in die Nachkalkulation geht.
Funktionen für nachvollziehbare Rechnungsänderungen
Die GoBD betreffen den gesamten betrieblichen Prozess. Schaltwerk speichert die ausgegebene Rechnungsfassung und bildet Korrekturen über separate Vorgänge ab. Organisation, Berechtigungen, Aufbewahrung und Verfahrensdokumentation bleiben Aufgabe des Betriebs.
Was danach kommt
Offene Posten mit Fälligkeit, Mahnstufen, DATEV-Export für das Steuerbüro und die Rückkalkulation je Bauvorhaben — hat der Auftrag getragen, was kalkuliert war?
Abschlagsrechnung
Nach Baufortschritt, mit sauberem Abzug in der Schlussrechnung.
Gespeicherte Fassung
Die ausgegebene Rechnung wird in ihrer Fassung gespeichert.
Offene Posten
Wer schuldet was seit wann — mit Mahnstufen.
Nachkalkulation
Stunden und Material gegen die Kalkulation je Bauvorhaben.
So kommen deine Rechnungen per DATEV-Export ins Steuerbüro
Ausgangs- und Eingangsrechnungen gehen als DATEV-Buchungsstapel ans Steuerbüro, eine Datei je Monat. Niemand tippt Belege ab.
- Unter Einstellungen › DATEV & Steuerübergabe hinterlegst du einmal den Kontenrahmen, SKR03 oder SKR04.
- Am Monatsende wählst du dort den Monat und ob Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen oder beides in die Datei sollen.
- Schaltwerk erzeugt den Buchungsstapel im DATEV-Format, mit Belegdatum, Betrag, Steuersatz und Gegenkonto.
- Dein Steuerbüro liest die Datei in DATEV Rechnungswesen ein.
Echtheitsprüfung gegen gefälschte Rechnungen
Betrüger fälschen Handwerkerrechnungen und tauschen nur das Konto aus. Deshalb trägt jede Rechnung mit Bankverbindung in der Fußzeile einen kleinen QR-Code und eine Prüfnummer. Dein Kunde scannt ihn und sieht auf einer Seite deines Betriebs, was du wirklich in Rechnung gestellt hast: Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Konto.
Der Empfänger steht dort nur gekürzt, zum Beispiel „Erika M.“. Wer will, lädt zusätzlich die erhaltene PDF hoch und erfährt, ob sie unverändert ist. Gespeichert wird die Datei dabei nicht.
Kontoauszug einlesen, Zahlungen zuordnen
Lade den Kontoauszug aus deinem Online-Banking hoch: als CAMT.053-Datei oder als CSV von Sparkasse, DKB oder Postbank. Schaltwerk schlägt zu jeder Buchung die passende Rechnung vor, eingehendes Geld bei deinen Ausgangsrechnungen, ausgehendes bei den Eingangsrechnungen. Am sichersten ist die Rechnungsnummer im Verwendungszweck, sonst helfen Betrag und Name.
Jede Zuordnung übernimmst oder verwirfst du selbst, nichts wird ungefragt gebucht. Teilzahlungen werden zusammengezählt, eine Überzahlung lehnt Schaltwerk ab. Bleibt nach einer Kürzung ein Rest, schließt du ihn als Erlösminderung ab; der DATEV-Export bucht sie mit. Eine direkte Verbindung zur Bank gibt es nicht, die Datei lädst du selbst hoch.
Häufige Fragen
Was bedeutet GoBD für meine Rechnungen?
Die GoBD regeln unter anderem Nachvollziehbarkeit, Aufbewahrung und Unveränderbarkeit steuerlich relevanter Aufzeichnungen. Schaltwerk speichert die ausgegebene Fassung. Ob der gesamte betriebliche Prozess ordnungsgemäß ist, hängt zusätzlich von Organisation, Berechtigungen und Verfahrensdokumentation ab.
Sieht bei der Echtheitsprüfung jeder die Daten meiner Kunden?
Nein. Die Prüfseite zeigt nur, was ohnehin auf der Rechnung steht, und den Empfänger gekürzt. Ohne die Prüfnummer, die nur auf der Rechnung steht, bekommt niemand etwas zu sehen. Rechnungen ohne Bankverbindung und Stornos bekommen keine Prüfnummer.
Kann mein Steuerbüro die Daten übernehmen?
Ja, über den DATEV-Export. Der Buchungsstapel enthält Belegdatum, Betrag, Steuersatz und Gegenkonto, sodass im Steuerbüro nichts abgetippt werden muss.
Welchen Kontenrahmen unterstützt der DATEV-Export?
SKR03 und SKR04. Den Kontenrahmen stellst du einmal unter Einstellungen › DATEV & Steuerübergabe ein.
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