E-Rechnung im Handwerk: XRechnung und ZUGFeRD im selben Rechnungsablauf.
Am Ende des Auftrags geht die Rechnung als E-Rechnung raus, aus demselben Vorgang wie Aufmaß und Angebot. Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen gelten seit 2025 neue E-Rechnungsregeln mit Übergangsfristen, für öffentliche Auftraggeber besondere B2G-Vorgaben. Schaltwerk erstellt XRechnung und ZUGFeRD ohne zusätzliches Rechnungsprogramm.
- Was
- E-Rechnung aus dem vorhandenen Rechnungsvorgang: XRechnung und ZUGFeRD/Factur-X, auch für Abschlags- und Schlussrechnungen.
- Für wen
- Handwerksbetriebe, die E-Rechnungen an Unternehmen und öffentliche Auftraggeber schicken müssen.
- Geräte
- Büro im Browser. Mitarbeiter-App fürs iPhone im App Store und für Android bei Google Play.
- Preis
- In jedem Schaltwerk-Tarif enthalten, ab 49 € im Monat netto für den Betrieb mit bis zu 5 Nutzern, jeder weitere 12 €. 30 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten.
So verschickst du eine E-Rechnung
Du siehst, wie die E-Rechnung aus dem Auftrag erstellt und anschließend versendet wird.
Alle 85 Erklärvideos ansehen →Was eine E-Rechnung ist — und was nicht
Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung. Gemeint ist ein strukturierter Datensatz, den das System des Empfängers auslesen kann. XRechnung ist ein gebräuchlicher Standard insbesondere im B2G-Bereich; verbindlich sind die Vorgaben des jeweiligen Empfängers. ZUGFeRD / Factur-X verbindet eine lesbare PDF-Darstellung mit eingebetteten strukturierten Daten.
Schaltwerk erstellt beide Formate aus demselben Rechnungsvorgang, ohne Wechsel in ein separates Rechnungsprogramm. Format, Pflichtangaben und Empfängervorgaben müssen vor dem Versand geprüft werden.
Ab wann die E-Rechnung im Handwerk Pflicht ist
Die Pflicht kommt in Stufen. Sie gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland (§ 14 und § 27 Abs. 38 UStG):
Seit 1. Januar 2025
Jeder Betrieb muss E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür.
Ab 1. Januar 2027
Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.
Ab 1. Januar 2028
Alle Betriebe stellen an Unternehmen nur noch E-Rechnungen aus.
Ausgenommen sind Rechnungen an Privatkunden und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto. Bis zur jeweiligen Stufe sind Papier- und PDF-Rechnungen noch erlaubt, ein PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. Das ist ein Überblick, keine Steuerberatung: Was für deinen Betrieb gilt, klärst du im Zweifel mit deinem Steuerbüro.
Vor dem Festschreiben geprüft
Schaltwerk prüft jede E-Rechnung vor dem Festschreiben gegen die offiziellen Prüfregeln der europäischen Norm EN 16931. Verstößt sie dagegen, wird keine Rechnungsnummer vergeben, und du siehst die Hinweise, was fehlt. Eine XRechnung wird zusätzlich gegen die Regeln der XRechnung 3.0.2 geprüft, die auch der Prüfdienst der KoSIT nutzt (KoSIT: Koordinierungsstelle für IT-Standards).
Bei Bauleistungen mit Umkehr der Steuerschuld nach § 13b UStG verlangt Schaltwerk vor dem Festschreiben die USt-IdNr. des Kunden.
E-Rechnungen von Lieferanten empfangen
Seit 2025 kommen Rechnungen vom Großhandel immer öfter als E-Rechnung. In Schaltwerk lädst du eine XRechnung als XML-Datei oder ein ZUGFeRD-PDF als Eingangsrechnung hoch, oder sie kommt über das Firmenpostfach. Schaltwerk liest Betrag, Lieferant und Positionen aus dem eingebetteten Datensatz, statt den PDF-Text zu erraten.
Manche Lieferanten packen in eine Datei zusätzlich die Rechnung an eine fremde Firma. Schaltwerk vergleicht deshalb die Kundennummer im Datensatz mit der Kundennummer, die du beim Lieferanten hinterlegt hast, und zeigt dir solche Belege an. Ohne hinterlegte Kundennummer meldet Schaltwerk „nicht prüfbar“ und nicht „in Ordnung“.
E-Rechnung und DATEV
Für das Steuerbüro erzeugt Schaltwerk den DATEV-Buchungsstapel je Monat, wahlweise mit allen Buchungen aus Eingang, Ausgang und Kasse. Die Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen müssen dafür nicht abgetippt werden.
Was dabei leicht schiefgeht
Eine E-Rechnung kann abgelehnt werden, wenn erforderliche Angaben oder Empfängervorgaben fehlen. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber kann etwa eine Leitweg-ID erforderlich sein. Ob sie benötigt wird und welcher Wert einzutragen ist, teilt der jeweilige Auftraggeber mit; im B2B-Bereich ist sie grundsätzlich nicht erforderlich.
Diese Angaben zieht Schaltwerk aus den Firmendaten des Betriebs, nicht aus einer Vorlage — bei mehreren Betrieben sind sie deshalb je Betrieb getrennt.
Abschlag, Schluss und Storno
Im Bau ist die Rechnung selten einzeln. Abschlagsrechnungen nach Baufortschritt, die Schlussrechnung mit Abzug der geleisteten Abschläge, Gutschriften und Stornos — alles läuft über denselben Weg und bleibt nach Ausgabe unverändert gespeichert: Eine festgeschriebene Rechnung wird nicht neu erzeugt, sondern unverändert ausgeliefert.
XRechnung
Strukturierter Standard, insbesondere im B2G-Bereich; Empfängervorgaben bleiben maßgeblich.
ZUGFeRD / Factur-X
PDF mit eingebetteten Daten — lesbar für Mensch und Maschine.
Abschlag & Schluss
Funktionen für Abschlag und Schluss auch bei VOB-Verträgen, mit Abzug geleisteter Abschläge.
DATEV-Export
Der Buchungsstapel geht ans Steuerbüro, ohne Abtippen.
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail schon eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den das System des Empfängers auslesen kann — XRechnung oder ZUGFeRD/Factur-X. Ein normales PDF erfüllt das nicht, auch wenn es elektronisch verschickt wird.
Ab wann muss ein Handwerksbetrieb E-Rechnungen schreiben?
Empfangen können muss jeder Betrieb seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, alle anderen ab dem 1. Januar 2028. Das gilt für Rechnungen an andere Unternehmen im Inland; Rechnungen an Privatkunden und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind ausgenommen.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. An Privatkunden kannst du weiter eine normale PDF- oder Papierrechnung schicken.
Kann Schaltwerk E-Rechnungen von Lieferanten empfangen?
Ja. Eine XRechnung als XML-Datei oder ein ZUGFeRD-PDF lädst du als Eingangsrechnung hoch oder es kommt über das Firmenpostfach. Schaltwerk liest die Rechnungsdaten aus dem eingebetteten Datensatz.
Was ist die Leitweg-ID und woher bekomme ich sie?
Eine Leitweg-ID kann bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber erforderlich sein. Ob sie benötigt wird und welcher Wert einzutragen ist, teilt der jeweilige Auftraggeber mit; im B2B-Bereich ist sie grundsätzlich nicht erforderlich.
Das könnte auch passen
Teste Schaltwerk mit deinem eigenen Auftrag.
Nach der E-Mail-Bestätigung erhältst du automatisch den Testzugang. Eine persönliche Demo kannst du im Formular zusätzlich auswählen.
Testzugang anfordernErst die Videos ansehen →