E-Rechnung schreiben — XRechnung und ZUGFeRD im selben Rechnungsablauf.
Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen gelten seit 2025 neue E-Rechnungsregeln mit Übergangsfristen. Für öffentliche Auftraggeber gelten daneben besondere B2G-Vorgaben. Schaltwerk erstellt E-Rechnungen aus dem vorhandenen Rechnungsvorgang.
So verschickst du eine E-Rechnung
Du siehst, wie die E-Rechnung aus dem Auftrag erstellt und anschließend versendet wird.
Alle 85 Erklärvideos ansehen →Was eine E-Rechnung ist — und was nicht
Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung. Gemeint ist ein strukturierter Datensatz, den das System des Empfängers auslesen kann. XRechnung ist ein gebräuchlicher Standard insbesondere im B2G-Bereich; verbindlich sind die Vorgaben des jeweiligen Empfängers. ZUGFeRD / Factur-X verbindet eine lesbare PDF-Darstellung mit eingebetteten strukturierten Daten.
Schaltwerk erstellt beide Formate aus demselben Rechnungsvorgang, ohne Wechsel in ein separates Rechnungsprogramm. Format, Pflichtangaben und Empfängervorgaben müssen vor dem Versand geprüft werden.
Was dabei leicht schiefgeht
Eine E-Rechnung kann abgelehnt werden, wenn erforderliche Angaben oder Empfängervorgaben fehlen. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber kann etwa eine Leitweg-ID erforderlich sein. Ob sie benötigt wird und welcher Wert einzutragen ist, teilt der jeweilige Auftraggeber mit; im B2B-Bereich ist sie grundsätzlich nicht erforderlich.
Diese Angaben zieht Schaltwerk aus den Firmendaten des Betriebs, nicht aus einer Vorlage — bei mehreren Betrieben sind sie deshalb je Betrieb getrennt.
Abschlag, Schluss und Storno
Im Bau ist die Rechnung selten einzeln. Abschlagsrechnungen nach Baufortschritt, die Schlussrechnung mit Abzug der geleisteten Abschläge, Gutschriften und Stornos — alles läuft über denselben Weg und bleibt nach Ausgabe unverändert gespeichert: Eine festgeschriebene Rechnung wird nicht neu erzeugt, sondern unverändert ausgeliefert.
XRechnung
Strukturierter Standard, insbesondere im B2G-Bereich; Empfängervorgaben bleiben maßgeblich.
ZUGFeRD / Factur-X
PDF mit eingebetteten Daten — lesbar für Mensch und Maschine.
Abschlag & Schluss
Funktionen für Abschlag und Schluss auch bei VOB-Verträgen, mit Abzug geleisteter Abschläge.
DATEV-Export
Der Buchungsstapel geht ans Steuerbüro, ohne Abtippen.
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail schon eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den das System des Empfängers auslesen kann — XRechnung oder ZUGFeRD/Factur-X. Ein normales PDF erfüllt das nicht, auch wenn es elektronisch verschickt wird.
Was ist die Leitweg-ID und woher bekomme ich sie?
Eine Leitweg-ID kann bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber erforderlich sein. Ob sie benötigt wird und welcher Wert einzutragen ist, teilt der jeweilige Auftraggeber mit; im B2B-Bereich ist sie grundsätzlich nicht erforderlich.
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